Uudelleen käytettävien kehotteiden tallentaminen

Ette tarvitse hienoja ohjelmistoja. Muistiinpanosovellus, asiakirja tai taulukkolaskentaohjelma toimii mainiosti. Antakaa jokaiselle kehotteelle lyhyt nimi, jotta löydätte sen: "Viikoittainen asiakassähköposti", "Tiivistä kokousmuistiinpanot", "Viimeistele LinkedIn-julkaisuni". Tärkeintä on nopea käyttö – säilyttäkää kehotteet paikassa, josta voitte kopioida ne parilla napautuksella.

Tehkää tallennetuista kehotteista uudelleenkäytettäviä paikanvaraajien avulla. Kertaluonteisen pyynnön sijaan tallentakaa malli: "Kirjoita ystävällinen seurantaviesti sähköpostiin henkilölle [nimi] aiheesta [aihe] ja pidä se alle 100 sanan mittaisena." Seuraavalla kerralla vaihdatte vain hakasulkeissa olevat kohdat. Mallit muuttavat yhden hyvän kehotteen sellaiseksi, jota voitte käyttää uudelleen loputtomasti.

Kun kirjastonne kasvaa, ryhmitelkää kehotteet väljästi esimerkiksi seuraavasti: Työ, Henkilökohtainen, Kirjoittaminen ja Oppiminen. Pieni määrä järjestystä pitää kirjaston käyttökelpoisena sekavan luettelon sijaan. Rakennatte henkilökohtaista työkalupakkia, ja siisti työkalupakki on nopeampi ottaa käyttöön, kun tarvitsette oikeaa työkalua.

Kehotteet paranevat, kun käytätte niitä. Kun tallennettu kehote tuottaa hieman vääränlaisen tuloksen, muokatkaa sanamuotoa ja tallentakaa parannettu versio. Kuukausien kuluessa kirjastostanne tulee kokoelma käytössä koeteltuja kehotteita, jotka on viritetty täsmälleen teidän työskentelytapaanne. Pitäkää sitä jatkuvasti kehittyvänä kokonaisuutena, älkää muuttumattomana.

Joissakin tekoälytyökaluissa voitte tallentaa ohjeita tai luoda mukautettuja avustajia, mikä on toinen tapa säilyttää uudelleenkäytettäviä asetuksia. Ne sopivat erinomaisesti jatkuvasti käyttämiinne kehotteisiin. Yksinkertainen henkilökohtainen luettelo on kuitenkin joustavampi ja toimii kaikissa työkaluissa. Käyttäkää tapaa, joka pitää parhaat kehotteenne yhden liittämisen päässä.

Sam pitää muistiinpanosivulla kymmentä nimettyä kehotetta. Joka maanantai hän avaa kohdan "Viikoittaisen raportin luonnos", liittää siihen kyseisen viikon pääkohdat ja saa siistin luonnoksen muutamassa sekunnissa. Aiemmin siihen kului kaksikymmentä minuuttia, nyt kaksi. Kirjasto ei ainoastaan säästänyt aikaa – se poisti aloittamisen kitkan.

Hyvät kehotteet leviävät. Työkaverit, ystävät ja verkkoyhteisöt jakavat kehote-aihioita, joita kannattaa lisätä omaan kirjastoon. Hyödyntäkää niitä vapaasti ja mukauttakaa ne sitten omaan ääneenne ja tarpeisiinne. Teidän ei tarvitse keksiä jokaista hyvää kehotetta itse – vahva kirjasto koostuu osittain itse tehdyistä ja osittain muilta kerätyistä kehotteista.

Viidenkymmenen kehotteen kirjasto, jota ette koskaan avaa, on pelkkää ylimääräistä tavaraa. Säilyttäkää ne kehotteet, joita todella käytätte uudelleen, ja karsikaa loput. Arvo ei ole koossa vaan siinä, että aidosti hyödylliset kehotteenne ovat heti saatavilla. Pieni ja terävä kokoelma voittaa aina valtavan pölyttyneen kokoelman.

Henkilökohtainen kehotekirjasto tallentaa hyväksi havaitut kehotteenne välitöntä uudelleenkäyttöä varten: säilyttäkää toimivat kehotteet, tallentakaa ne selkein nimin mihin tahansa muistiinpanosovellukseen, muokatkaa ne täydennettäviksi malleiksi, ryhmitelkää ja kehittäkää niitä ajan mittaan sekä hyödyntäkää hyviä muiden tekemiä kehotteita. Se poistaa aloittamisen kitkan ja kerryttää ajansäästöä viikko viikolta.

Henkilökohtainen kehotekirjasto tallentaa hyväksi havaitut kehotteenne välitöntä uudelleenkäyttöä varten: tallentakaa toimivat kehotteet, nimetkää ne missä tahansa muistiinpanosovelluksessa, muokatkaa ne täydennettäviksi malleiksi, ryhmitelkää ja kehittäkää niitä sekä hyödyntäkää muiden hyviä kehotteita. Pitäkää kirjasto tiiviinä ja hyödyllisenä. Se poistaa aloittamisen kitkan ja kerryttää ajansäästöä.