Saniyeler İçinde Açık Bir E-posta Taslağı Hazırlama

Ne söylemek istediğinizi biliyorsunuz, ancak boş bir e-postaya bakmak nedense yorucu geliyor. Genellikle en zor kısım yalnızca başlamaktır. Yapay zekâ bunu kolaylaştırır. Ona tek satırlık amacınızı verirsiniz, o da saniyeler içinde eksiksiz ve gönderilmeye hazır bir taslak sunar.

Bunu, ilk sürümü yazmaktan hiç gocunmayan bir iş arkadaşı gibi düşünün. Editör ve karar verici siz olmaya devam edersiniz. Yapay zekâ yalnızca kelimeleri sayfaya döker; böylece artık boş ekranla mücadele etmezsiniz.

Başlamak için kusursuz bir fikre ihtiyacınız yok. Hedefinizi basitçe söylemeniz yeterlidir; örneğin ev sahibimden ısıtmayı tamir etmesini istemem gerekiyor. Yapay zekânın üzerine inşa edebileceği tek bir cümle yeterlidir.

Tek satırlık amacınız ne kadar net olursa taslak da o kadar iyi olur. Belirsiz bir e-posta yazın ifadesiyle özel bir bu hafta ev sahibimden bozulan ısıtıcıyı tamir etmesini isteyen kısa bir e-posta yazın ifadesini karşılaştırın. İkincisi, neredeyse olduğu gibi gönderebileceğiniz bir metin sunar.

Yöneticinize yazdığınız bir e-posta, arkadaşınıza yazdığınızdan farklı olur. Yapay zekâya hem alıcıyı hem de istediğiniz üslubu söyleyin.

• Yöneticime, kibar ve profesyonel
• Bir müşteriye, samimi ve özür dileyen
• Bir ekip arkadaşıma, kısa ve rahat

Bu fazladan ayrıntı, metni okuyacak kişi için fazla resmî veya fazla samimi duran bir taslağı yeniden yazma zahmetinden kurtarır.

Şunu yazdığınızı düşünün: Ailevi bir etkinlik için gelecek cuma izin istemek üzere yöneticime kibar bir e-posta yazın. Yapay zekâ; selamlama, açık bir istek, kısa bir gerekçe ve sıcak bir kapanış içeren eksiksiz bir mesaj oluşturur.

Tek bir cümlesini bile siz yazmadınız, yine de makul ve insancıl görünüyor. Günlük hayattaki kazanım tam olarak budur: Aklınızdaki düşünceyi, kendiniz yazabileceğinizden daha hızlı şekilde gönderilmeye hazır bir taslağa dönüştürmek.

Yapay zekâ bazen gereğinden uzun yazar ve basit bir isteği üç paragrafa yayar. Taslak uzun gelirse yalnızca kısaltın veya üç cümleyle sınırlayın deyin.

Kısa e-postalar daha hızlı okunur ve yanıtlanır. Önce kısa bir sürüm istemek, gerçekten yararlıysa ayrıntı eklemek iyi bir alışkanlıktır. Amacınız etkileyici görünmek değil, açık olmaktır.

Taslağı okuyun ve kendinize tek bir soru sorun: Bu metin gerçekten istediğimi elde etmemi sağlıyor mu? Evet veya hayır yanıtına ihtiyacınız varsa e-posta bu yanıtı vermeyi kolaylaştırmalıdır.

Taslak isteği geri planda bırakıyorsa yapay zekâya ana isteği ilk satıra koyun deyin. Onu gerçek amacınıza yönlendirmek saniyeler sürer ve kulağa hoş gelen bir e-postayı etkili bir e-postaya dönüştürür.

Yapay zekâ, vermediğiniz gerçekleri bilemez. Eksikliği doldurmak için bir tarih, isim veya son tarih uydurabilir. Göndermeden önce bu yer tutucuları mutlaka kontrol edin.

[tarih] tarihinde gibi bir ifade veya tahmin edilen bir isim görürseniz, bunu kendiniz düzeltin ya da doğru ayrıntıyı yeniden verin. İki saniyelik bir kontrol, utandırıcı bir gönderimi önler.

İnsanların ilk gördüğü kısmı unutmayın. Yapay zekâdan e-posta için üç konu satırı önermesini isteyin, ardından en açık olanı seçin.

İyi bir konu, okuyucuya e-postanın tam olarak ne hakkında olduğunu söyler; örneğin İstek: Ailevi etkinlik için cuma günü izin. Açık konu satırları e-postaların açılmasını ve yanıtlanmasını sağlar. Yapay zekâ, seçebilmeniz için size birkaç seçenek sunmaktan memnuniyet duyar.

Tekrar tekrar gönderdiğiniz e-postalara dikkat edin: durum güncellemeleri, nazik hatırlatmalar, teşekkür notları. Yapay zekâ bir tanesini istediğiniz gibi hazırladığında, kullandığınız isteği kaydedin; böylece gelecek hafta yeniden kullanabilirsiniz.

Zamanla, sık kullandığınız istemlerden oluşan küçük bir kişisel koleksiyon oluşturursunuz. Her seferinde sıfırdan başlamadığınız için sıkıcı yazma işleri zamanınızı tüketmeyi bırakır.

Taslağı yapay zekâ hazırlar, ancak adınızı siz imzalarsınız. Son e-postayı her zaman tanımadığınız biri yazmış gibi okuyun. Gerçekten sizin söyleyeceğiniz bir şeye benziyor mu?

Bir ifade tuhaf gelirse değiştirin. Amaç, bir robotun yazdığı gibi görünmek değildir. Amaç, çok daha kısa sürede sizin üslubunuzu taşıyan bir mesaj yazmaktır.

Erteleyip durduğunuz gerçek bir e-posta seçin. Bir yapay zekâ sohbeti açın ve alıcıyı ve üslubu belirterek amacınızı tek satırda yazın.

Taslağı okuyun, tahmin edilen ayrıntıları düzeltin, gerekiyorsa kısaltın ve gönderin. Tüm işlem bir dakikadan kısa sürmelidir. Bu küçük kazanım, yazı yazarken yapay zekâ kullanmanın günlük hayattaki sihridir.

Tek satırlık bir amacı tamamlanmış bir e-postaya dönüştürmeyi öğrendiniz. Alıcıyı ve üslubu belirtin, metni kısa tutun ve göndermeden önce tarih veya isim gibi tahmin edilen ayrıntıları mutlaka kontrol edin.

Konu satırları isteyin, işe yarayan istemleri yeniden kullanın ve son taslağı okuyarak sizin üslubunuzu taşıdığından emin olun. Boş sayfayı yapay zekâ halleder; gönder düğmesine basan yazar olarak siz kalırsınız.