Google Sheets en Excel Online

Welkom bij onze les over het verbinden van automatiseringsplatforms met Google Sheets en Microsoft Excel Online! Deze populaire tools zijn essentieel voor gegevensbeheer.

Je leert hoe je spreadsheets voorbereidt op automatisering en belangrijke acties uitvoert, zoals gegevensrijen toevoegen, zoeken en bijwerken.

Spreadsheets vormen de basis van veel bedrijven. Ze bevatten klantenlijsten, financiële gegevens, projecttaken en meer.

Spreadsheets automatiseren betekent:

• Tijd besparen: geen handmatige gegevensinvoer meer.
• Fouten verminderen: automatisering zorgt voor consistente gegevens.
• Realtime bijwerken: houd je gegevens actueel in alle systemen.

Platforms zonder code, zoals Zapier of Make, maken rechtstreeks verbinding met Google Sheets en Excel Online. Dankzij deze verbinding kunnen ze met elkaar 'praten'.

Meestal verifieer je je Google- of Microsoft-account één keer. Daarmee geef je het automatiseringsplatform toestemming om toegang te krijgen tot je spreadsheets.

Een goede voorbereiding is belangrijk voor Google Sheets. Zorg ervoor dat je werkblad duidelijke koptekstrijen heeft (bijvoorbeeld Naam, E-mail, Datum).

Je automatiseringsplatform gebruikt deze kopteksten om te bepalen waar gegevens moeten worden geplaatst of gezocht. Houd je werkbladen eenvoudig en overzichtelijk voor de beste resultaten.

Een van de meest voorkomende automatiseringen is het toevoegen van een nieuwe rij aan een Google Sheet. Stel je voor dat iemand een nieuw formulier indient en dat je die gegevens wilt registreren.

Het automatiseringsplatform haalt gegevens op uit een trigger (zoals het formulier) en wijst deze toe aan de juiste kolommen in de gekozen Google Sheet, waarbij een nieuwe invoer wordt gemaakt.

Soms moet je bestaande gegevens vinden. Je kunt bijvoorbeeld controleren of een klant al bestaat voordat je die toevoegt.

Automatiseringsplatforms bieden acties zoals 'Search Row'. Je geeft een zoekkolom (bijvoorbeeld 'Email') en een waarde (bijvoorbeeld 'john@example.com') op. Het platform retourneert vervolgens overeenkomende rijen.

Net als Google Sheets profiteert Excel Online van een goede structuur. Je kunt het beste Tables in je Excel-werkmap gebruiken.

Tables definiëren een gestructureerd gegevensbereik met kopteksten, waardoor automatiseringsplatforms gemakkelijker met specifieke gegevensverzamelingen kunnen werken.

Nadat je een rij hebt gevonden, wil je deze misschien bijwerken. Je kunt bijvoorbeeld de status van een klant wijzigen of een nieuw bestelgegeven toevoegen.

De actie 'Update Row' in Excel Online vereist meestal een unieke identificatie (zoals een Row ID of een waarde uit een zoekstap) om de juiste invoer te vinden en te wijzigen.

Gegevens toewijzen is essentieel. Hiermee geef je je automatiseringsplatform aan welk gegeven uit je trigger (bijvoorbeeld 'Form Submission Name') in welke kolom van je spreadsheet moet komen (bijvoorbeeld 'Customer Name').

Je sleept velden naar de juiste plek of selecteert ze, zodat gegevens correct tussen toepassingen en je spreadsheet stromen.

Vandaag heb je geleerd hoe je Google Sheets en Excel Online in je automatiseringen zonder code integreert. We hebben het volgende behandeld:

• Het belang van spreadsheets bij automatisering.
• Je werkbladen voorbereiden met kopteksten en tabellen.
• Belangrijke acties, zoals rijen toevoegen, zoeken en bijwerken.
• Het concept van gegevenstoewijzing voor een naadloze gegevensstroom.

Als je deze integraties beheerst, kun je je gegevens centraliseren en efficiënt beheren!